大規模修繕の工事定例会とは？工程・追加工事・議事録の確認方法
『大規模修繕の工事定例会とは？工程・追加工事・議事録の確認方法』
をご紹介させて頂きます！
大規模修繕工事が始まると、施工会社から工事の進捗を報告する「工事定例会」が開催されます。しかし、予定どおり進んでいるかを聞くだけでは、補修数量の増減、追加工事、工程変更、品質検査、居住者対応、予算への影響を十分に確認できません。
管理組合や一棟オーナーは、会議で説明された内容と正式に承認された内容を分け、担当者、期限、施工結果、検査結果まで追跡する必要があります。
大規模修繕の工事定例会は、施工会社から進捗報告を聞くだけの会議ではありません。
工程、補修数量、追加工事、居住者対応、検査、是正、予算への影響を確認し、誰が・何を・いつまでに行うかを記録する場です。
ワンリニューアルでは、会議内容を議事録だけで完結させません。建物・区画、議題、写真、数量、見積、承認権限、期限、完了確認を共通番号で結び、「工事定例会・決定事項連携台帳」へ記録します。
管理規約・専門委員会資料の確認（2026年7月29日確認）
国土交通省のマンション標準管理規約は、各マンションが管理規約を作成・改正する際のひな型です。実際の承認権限は、対象マンションの現行管理規約、総会・理事会決議、修繕委員会細則、工事請負契約等から確認します。
マンション管理センターは、大規模修繕工事専門委員会について、設置目的、業務範囲、運営方法等を細則で明確にすることが重要としています。
工事全体の流れは、マンション大規模修繕の準備から工事完了までの流れも参照してください。
目次
- 大規模修繕の工事定例会とは
- 工事定例会・修繕委員会・理事会・総会を分ける
- 工事定例会には誰が参加するのか
- 開催頻度は日数ではなく判断時期から決める
- 定例会前に配布する資料
- 報告・確認・提案・承認・保留を分ける
- 承認権限表を工事前に作る
- 追加工事を定例会だけで確定しない
- 補修数量を棟・面・区画別に確認する
- 工程変更と居住者案内を連動させる
- 材料・仕様変更と試験施工を記録する
- 品質検査・是正・再検査を追跡する
- 足場解体前に未完了事項を確認する
- 工事定例会議事録に残す項目
- 議事録の作成・修正・確定方法
- ワンリニューアル独自｜7段階会議管理
- ワンリニューアル独自｜工事定例会・決定事項連携台帳
- 工事定例会・決定事項連携台帳の記入例
- 大規模修繕の定例会でよくある質問
- まとめ｜会議の発言ではなく決定・承認・完了を記録する
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大規模修繕の工事定例会とは
工事定例会とは、大規模修繕工事中に、施工会社、管理組合、修繕委員会、管理会社、工事監理者等が、進捗、工程、品質、費用、居住者対応、未決事項を確認する会議です。
開催頻度、参加者、提出資料、決定できる範囲は、建物規模、発注方式、契約、管理組合の体制によって異なります。
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| 確認区分 | 主な確認内容 |
|---|---|
| 前回決定事項 | 完了、未完了、延期、条件変更 |
| 工事進捗 | 予定、実績、遅れ、回復計画 |
| 今後の工程 | 次回までの作業、検査、生活制限 |
| 品質・検査 | 工程間検査、不適合、是正、再検査 |
| 数量・費用 | 予定数量、足場後実数、追加見積、予算 |
| 材料・仕様 | 材料承認、色彩、試験施工、代替材料 |
| 居住者・近隣対応 | 掲示、問い合わせ、苦情、安全、防犯 |
| 承認・保留 | 承認済み、承認待ち、再提出、上程予定 |
工事定例会・修繕委員会・理事会・総会を分ける
工事定例会と理事会・総会の役割を分けます。工事定例会という名称だけで、法定の決議機関や正式な契約変更機関になるわけではありません。
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| 会議・記録 | 主な目的 | 主な参加者 | 主な記録 |
|---|---|---|---|
| 工事定例会 | 工程、品質、費用、課題の確認 | 施工会社、監理者、管理組合等 | 工事定例会議事録 |
| 修繕委員会 | 工事に関する検討・提案 | 修繕委員、担当理事等 | 委員会議事録 |
| 理事会 | 管理組合業務の審議・決議 | 理事 | 理事会議事録 |
| 総会 | 規約・法令・既存決議に基づく意思決定 | 区分所有者等 | 総会議事録 |
| 朝礼・作業打合せ | 当日の作業・安全確認 | 現場代理人、作業員 | 作業日報等 |
| 居住者説明会 | 工事内容・生活制限の説明 | 居住者、施工会社等 | 説明資料、質疑記録 |
工事定例会議事録は、理事会議事録や総会議事録の代わりにはなりません。正式な決議が必要な事項は、管理規約、契約、既存決議に従って別途確認します。
普通決議・特別決議等の確認は、大規模修繕の普通決議・特別決議と総会確認をご確認ください。
工事定例会には誰が参加するのか
会議参加者と承認権限は同じではありません。説明できる人、技術確認を行う人、提案を検討する人、正式に承認できる人を分けます。
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| 立場 | 参加者の例 | 主な役割 |
|---|---|---|
| 管理組合側 | 理事長、担当理事、修繕委員 | 発注者側の確認、検討、上程判断 |
| 管理側 | 管理会社担当者、管理員 | 規約・居住者・管理業務との調整 |
| 監理側 | 設計者、工事監理者、コンサルタント | 技術確認、検査、見積・仕様の確認 |
| 施工会社側 | 現場代理人、主任技術者、営業担当 | 進捗報告、施工提案、資料提出 |
| 専門工事側 | 足場、防水、塗装、設備等の責任者 | 専門工事の説明、是正対応 |
| 所有者側 | 一棟オーナー、法人担当者 | 発注・予算・支払判断 |
責任施工方式と設計監理方式では参加者や確認経路が異なります。詳しくは、責任施工方式と設計監理方式で変わる会議参加者と役割をご覧ください。
開催頻度は日数ではなく判断時期から決める
定例会を毎週・隔週・月1回のいずれかへ一律に固定せず、工事上の判断が必要になる時期を確認します。
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| 開催時期の例 | 主な確認内容 |
|---|---|
| 着工前 | 施工計画、連絡体制、承認権限 |
| 足場設置後 | 近接調査、補修実数、足場区画 |
| 下地調査後 | 補修数量、追加見積、工程への影響 |
| 主要工程切替前 | 前工程の検査、次工程の開始条件 |
| 材料・色彩承認時 | 試験施工、色、仕様、保証 |
| 足場解体前 | 未施工、未検査、未是正、写真不足 |
| 竣工・引渡し前 | 竣工検査、是正、精算、完成図書 |
毎週・隔週・月1回等の頻度だけでなく、足場後調査、数量確定、追加承認、検査等の判断時期に会議を設定します。
定例会前に配布する資料
会議当日に初めて資料を見る運用では、数量、金額、仕様、工程変更を十分に確認できません。議題一覧と関連資料を事前に共有します。
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| 資料区分 | 主な資料 | 確認すること |
|---|---|---|
| 基本資料 | 前回議事録、議題一覧、全体・月間・週間工程表 | 前回決定事項、進捗、次回作業 |
| 数量・費用 | 補修数量表、追加工事候補、追加見積、予算表 | 予定数量、実数、金額、承認状態 |
| 品質 | 施工写真、材料承認書、検査記録、是正一覧 | 施工状態、指摘、再検査 |
| 居住者対応 | 掲示案、生活制限、問い合わせ・苦情一覧 | 案内内容、回答担当、期限 |
| 契約・承認 | 契約範囲、承認権限表、変更契約候補 | 会議で判断できる範囲 |
工程表、数量表、見積、是正一覧は更新日が異なる場合があります。資料名、案件番号、会議番号、作成日、基準日、版番号、作成者、確認者を表示し、どの時点の資料を確認しているかを明確にします。
報告・確認・提案・承認・保留を分ける
議事録に「了承」「確認」「検討」だけを書かず、報告・提案・承認・保留を分けます。
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| 状態 | 意味 | 次に必要な対応 |
|---|---|---|
| 報告 | 情報共有のみで判断を求めない | 必要に応じ継続確認 |
| 確認 | 資料や事実を参加者が確認した | 決定の要否を整理 |
| 提案 | 施工会社・監理者等が対応案を提示した | 比較資料と権限確認 |
| 承認待ち | 権限者の正式判断が必要 | 理事会・総会等へ上程 |
| 承認済み | 権限者が正式に認めた | 施工・契約変更へ反映 |
| 保留・再提出 | 資料不足や条件未確定で判断しない | 不足資料、再提出期限を設定 |
管理会社と施工会社の説明が異なる場合は、管理会社と施工会社の説明が違う場合の確認手順も参照してください。
承認権限表を工事前に作る
誰が会議へ参加するかだけでなく、何を提案・確認・承認できるかを工事開始前に整理します。
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| 事項 | 現場代理人 | 工事監理者 | 修繕委員会 | 理事会・総会 |
|---|---|---|---|---|
| 契約範囲内の作業調整 | 実施案を作成 | 技術確認 | 報告を確認 | 既存権限に基づき確認 |
| 軽微な工程調整 | 変更を提案 | 影響を確認 | 居住者影響を確認 | 必要に応じ承認 |
| 補修実数 | 集計・報告 | 数量を確認 | 内容を検討 | 承認範囲を確認 |
| 追加工事 | 資料・見積提出 | 必要性・妥当性確認 | 検討・意見整理 | 規約・決議範囲で判断 |
| 仕様変更 | 代替案を提出 | 技術・保証確認 | 比較内容を検討 | 権限者が承認 |
| 契約金額変更 | 変更資料提出 | 内容確認 | 上程案を検討 | 必要な決議・契約変更 |
| 足場解体 | 解体予定を提案 | 検査・是正確認 | 未完了事項を確認 | 契約上の手順で判断 |
上表は一般的な整理例であり、一律の法的結論ではありません。実際の権限は管理規約、総会・理事会決議、委員会細則、工事請負契約、予備費・追加工事の承認ルールから確認します。
追加工事を定例会だけで確定しない
工事定例会で説明を受けたことと、追加工事を正式に承認したことは分けて記録します。追加工事は施工前に資料・権限・承認を確認します。
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| 確認段階 | 確認内容 |
|---|---|
| 発生箇所の特定 | 棟、面、区画番号、写真番号 |
| 契約確認 | 当初契約範囲、対象外、予定数量 |
| 数量・単価確認 | 確認数量、契約単価、増減額 |
| 必要性確認 | 施工しない場合の影響、選択肢 |
| 見積提出 | 追加見積番号、提出日、有効期限 |
| 権限確認 | 修繕委員会、理事会、総会、所有者 |
| 承認・契約 | 承認日、承認者、変更契約の要否 |
| 施工・検査 | 施工日、検査者、是正、完了確認 |
追加費用・実数清算の詳しい確認方法は、大規模修繕の追加費用・実数清算・承認ルールをご確認ください。
補修数量を棟・面・区画別に確認する
見積時予定数量と足場後実数を分けます。ひび割れ、浮き、欠損、タイル張替え等を建物全体の累計だけで報告せず、棟・面・区画番号と写真へ結びます。
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| 管理項目 | 記録する内容 |
|---|---|
| 建物・区画 | 棟、方角、階、区画番号 |
| 工事項目 | ひび割れ、浮き、欠損、鉄筋露出等 |
| 予定数量 | 見積・契約時の予定数量 |
| 確認数量 | 前回数量、今回数量、累計数量 |
| 費用 | 契約単価、増減額、予算への影響 |
| 根拠資料 | 区画図、写真番号、数量表 |
| 確認状態 | 監理者確認、承認待ち、承認済み |
下地補修が実数清算となる理由は、下地工事が実数清算になる理由と数量確認も参照してください。
工程変更と居住者案内を連動させる
工程変更の理由と影響を記録します。最新版の工程表だけでなく、いつ、なぜ工程が変わったかを確認できる履歴を残します。
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| 工程変更の分類 | 主な原因 | 会議で確認すること |
|---|---|---|
| 天候による変更 | 雨、強風、気温、湿度 | 中止工程、再開条件、回復方法 |
| 数量による変更 | 補修数量の増減、追加調査 | 工期、費用、足場存置 |
| 材料・施工条件 | 納期、乾燥時間、下地状態 | 代替案、品質、保証 |
| 居住者・現場条件 | 駐車場、店舗、引越し、緊急対応 | 生活制限、個別調整、掲示 |
工程表には版番号、変更日、変更理由、提案者、確認者、住民案内日、費用への影響、足場解体予定日を記録します。洗濯物、バルコニー、駐車場等の制限が変わる場合は、工程表の更新だけでなく居住者掲示も更新します。
居住者対応は、大規模修繕中の居住者動線・掲示・問い合わせ対応もご覧ください。
材料・仕様変更と試験施工を記録する
材料変更は仕様・保証・金額差を確認します。「同等品へ変更」とだけ記録せず、変更前後の製品、施工条件、納期、保証を比較します。
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| 確認項目 | 記録内容 |
|---|---|
| 製品情報 | 変更前・変更後製品、メーカー、規格 |
| 施工条件 | 工法、工程数、使用量、乾燥条件 |
| 適合性 | 下地適合、既存材料との相性 |
| 品質・保証 | 性能資料、保証対象、免責 |
| 工程・費用 | 納期、工程への影響、金額差 |
| 承認 | 変更理由、メーカー資料、確認者、承認日 |
| 試験施工 | 実施場所、写真、仕上がり、指摘、再施工 |
外壁塗装、タイル、シーリング、防水、長尺シート等は、試験施工の場所と承認した仕上がりを写真で残します。
品質検査・是正・再検査を追跡する
是正箇所を棟・面・区画番号で管理します。指摘件数だけでなく、どの区画を誰がいつ是正し、誰が完了確認したかを記録します。
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| 管理区分 | 主な確認内容 |
|---|---|
| 検査区分 | 材料受入、下地、工程間、中間、自主、監理者、竣工 |
| 指摘情報 | 指摘番号、棟・区画、内容、写真 |
| 是正担当 | 施工会社、専門工事会社、責任者 |
| 期限 | 是正期限、再検査予定日 |
| 是正結果 | 施工日、施工写真、変更内容 |
| 完了確認 | 再検査者、確認日、完了状態 |
| 継続事項 | 未完了理由、次回会議への引継ぎ |
施工不良・瑕疵・是正が見つかった場合は、施工不良・瑕疵・是正が見つかった場合の確認手順も参照してください。
足場解体前に未完了事項を確認する
足場解体前に未施工・未検査・未是正を確認します。足場解体予定日だけを確認せず、解体してよい区画と未完了区画を分けます。
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| 確認区分 | 主な確認事項 |
|---|---|
| 施工 | 高所部の未施工、施工範囲漏れ |
| 検査 | 工程間検査、監理者検査、再検査 |
| 是正 | 未是正、写真不足、完了確認待ち |
| 数量・費用 | 数量未確定、追加工事未承認 |
| 雨仕舞・設備 | 端部、外壁設備、保護材、養生 |
| 居住者・近隣 | 指摘事項、汚損、復旧、個別確認 |
| 記録 | 解体可否区画、確認者、確認日 |
足場解体前検査の進め方は、足場解体前検査・竣工検査・引渡しの確認をご確認ください。
工事定例会議事録に残す項目
議事録の担当者・期限・完了状態を明確にします。会話の要約だけでなく、関連資料、承認状態、次の行動を記録します。
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| 記録区分 | 主な項目 |
|---|---|
| 会議情報 | 工事名、会議番号、日時、場所、参加者、配布資料 |
| 議題情報 | 議題番号、区分、内容、棟・区画、提案者 |
| 判断情報 | 確認内容、選択肢、決定内容、承認状態 |
| 担当・期限 | 担当者、実施期限、再提出期限、完了確認者 |
| 費用情報 | 見積番号、数量、単価、金額、予算への影響 |
| 工程情報 | 工程表版番号、変更理由、居住者案内日 |
| 品質情報 | 検査番号、指摘番号、是正番号、再検査 |
| 次回情報 | 継続議題、次回開催予定、必要資料 |
個人情報を議事録へ過度に記載せず、必要に応じて公開・配布版、理事会内部版、施工関係者限定版を分けます。
議事録の作成・修正・確定方法
次の定例会直前まで議事録を確定しない運用を避け、決定事項を実行できる時期に共有します。
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| 管理項目 | 確認すること |
|---|---|
| 原案作成 | 作成者、作成期限、使用資料 |
| 内容確認 | 確認者、修正期限、承認状態の照合 |
| 確定 | 確定日、版番号、配布先 |
| 修正 | 修正前、修正後、理由、修正者、確認者 |
| 保存 | 保存場所、アクセス権限、添付資料 |
| 次回確認 | 前回決定事項、未完了事項、期限超過 |
議事録の確定版を上書きして修正経緯を消さず、版番号と修正履歴を残します。
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| 使用する状態表現 | 避けたい曖昧な表現 |
|---|---|
| 報告済み、内容確認済み | 了承、問題なし |
| 提案受付、資料再提出 | 適宜対応、後日確認 |
| 技術確認中、理事会承認待ち | 状況を見て判断 |
| 承認済み、施工予定 | 必要に応じて対応 |
| 施工完了、再検査待ち | おおむね完了 |
| 完了確認済み | 現場で対応 |
曖昧な表現を使用する場合は、担当者、期限、確認資料、完了条件を併記します。
ワンリニューアル独自｜7段階会議管理
会議で話したことを完了とせず、議題登録、資料確認、説明、権限確認、承認、実施・検査、完成記録の7段階で管理します。
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| 段階 | 確認内容 | 完了条件 |
|---|---|---|
| 議題登録 | 課題、提案、棟・区画、提出者 | 議題番号の発行 |
| 資料確認 | 写真、数量、見積、工程、仕様 | 判断資料がそろう |
| 会議説明 | 発生理由、選択肢、影響 | 不明点が記録される |
| 権限確認 | 承認者、決議、予算、契約 | 判断経路が確定する |
| 承認・保留 | 承認、再提出、理事会上程等 | 状態と期限が記録される |
| 実施・検査 | 施工、是正、再検査 | 検査者が結果を確認する |
| 完了・引継ぎ | 精算、議事録、完成図書 | 完了確認日が記録される |
ワンリニューアル独自｜工事定例会・決定事項連携台帳
会議番号例：MTG－012
MTGは工事定例会、012は第12回を示します。
議題番号：MTG－012－IS05
区画連携番号：B01－E03－CR02
変更番号：CH－008
是正番号：RC－015
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| 台帳区分 | 主な管理項目 |
|---|---|
| 会議・議題 | 会議番号、開催日、議題番号、議題区分 |
| 建物・区画 | 棟、面、区画、工事項目 |
| 関連資料 | 写真、見積、数量表、仕様書、工程表版番号 |
| 数量・費用 | 予定数量、確認数量、単価、金額、予算への影響 |
| 工程・居住者 | 工期、足場存置、生活制限、掲示日 |
| 技術確認 | 工事監理者・管理会社・修繕委員会の見解 |
| 承認 | 承認権限、理事会、総会、承認日、変更契約 |
| 施工・検査 | 担当者、期限、施工日、検査日、是正番号 |
| 完了・保存 | 完了確認、議事録確定、完成図書反映 |
工事定例会の議事録を会話の記録だけで終わらせません。棟・区画、写真、数量、見積、工程、承認権限、施工、検査、完成図書を共通番号で結びます。
工事定例会の議題・承認・記録を整理します
工事定例会について、議題、資料、追加工事、工程変更、承認権限、検査・是正、議事録の連携方法を整理します。
工事請負契約書、工程表、工事定例会議事録、数量表、追加見積、検査記録、是正一覧等から確認できます。追加費用の防止、工期維持、トラブル解消を保証するものではありません。
工事定例会・決定事項連携台帳の記入例
以下は管理方法を示す想定例です。実在するマンション、会議、発言、費用を示すものではありません。
第12回工事定例会で、第1棟東面第3区画のひび割れ補修数量について議題が提出されたとします。
施工会社は区画図、近接写真、見積時予定数量、足場後確認数量、契約単価、工程への影響を提出します。工事監理者は数量と補修方法を確認し、修繕委員会は提出資料を検討します。
会議参加者だけでは追加工事の承認権限を確認できなかったため、議題状態を「理事会承認待ち」とし、理事会へ追加見積と技術確認資料を提出します。承認後に必要な契約手続を行い、施工、工程間検査、是正確認へ進みます。
完了後は、議題番号、区画番号、写真番号、数量、見積番号、承認日、施工日、検査日を台帳へ記録し、最終精算と完成図書へ引き継ぎます。
大規模修繕の定例会でよくある質問
大規模修繕の工事定例会とは何ですか
施工会社、管理組合、修繕委員会、管理会社、工事監理者等が、工程、品質、費用、追加工事、居住者対応、未決事項を確認する会議です。
工事定例会はどのくらいの頻度で行いますか
工事規模や契約によって異なります。定期開催に加え、数量確定、追加承認、検査等の判断時期を確認します。
管理組合から誰が参加すればよいですか
理事長、担当理事、修繕委員等から、工事内容を継続して確認できる担当者を決めます。
修繕委員全員が参加する必要はありますか
委員会細則や運営方法によって異なります。毎回参加する者と議題に応じて参加する者を分けます。
管理会社と施工会社だけで開催してもよいですか
契約や体制によりますが、管理組合側へ何を報告し、誰が確認・承認するかを明確にする必要があります。
工事監理者は毎回参加しますか
工事監理契約や議題によって異なります。検査、数量、仕様変更等で参加が必要な時期を確認します。
工事定例会で追加工事を承認できますか
会議参加者が自動的に承認できるわけではありません。管理規約、決議、契約、委員会の権限を確認します。
理事会承認と総会決議はどう分けますか
管理規約、既存の総会決議、予算枠、契約変更の内容によって異なります。
工事定例会議事録は誰が作成しますか
施工会社、工事監理者、管理会社等が作成する場合があります。作成者と管理組合側の確認者を決めます。
議事録に署名・押印は必要ですか
契約や運用方法によって異なります。署名・押印の有無だけでなく、確認者、確定日、版番号を残します。
議事録の修正はどのように行いますか
修正前後、修正理由、修正者、修正日、確認者、版番号を記録します。
「了承」と書かれていれば承認済みですか
「了承」だけでは判断できません。承認権限、承認者、承認日、契約変更の要否を確認します。
工程変更は議事録だけでよいですか
工程表の版を更新し、変更理由、費用、生活制限、掲示への影響も記録します。
材料の同等品変更は誰が承認しますか
契約と承認権限によります。工事監理者等の技術確認と、必要な発注者承認を分けます。
足場を解体してよいか定例会で確認しますか
未施工、未検査、未是正、写真不足、数量未確定を確認し、契約上の手順に従います。
議事録は完成図書へ入れますか
保存範囲は契約や管理組合の運用によります。重要な決定、変更、検査、精算の記録は完成図書と連携させます。
まとめ｜会議の発言ではなく決定・承認・完了を記録する
- 工事定例会は進捗報告だけの会議ではない
- 工事定例会と理事会・総会の役割を分ける
- 会議参加者と承認権限を分ける
- 開催頻度だけでなく判断時期を確認する
- 会議資料に基準日と版番号を付ける
- 報告・提案・承認・保留を分ける
- 承認権限表を工事前に作る
- 追加工事は施工前に資料・権限・承認を確認する
- 見積時予定数量と足場後実数を分ける
- 工程変更の理由と影響を記録する
- 材料変更は仕様・保証・金額差を確認する
- 是正箇所を棟・面・区画番号で管理する
- 足場解体前に未施工・未検査・未是正を確認する
- 議事録の担当者・期限・完了状態を明確にする
- 議事録と写真・見積・工程・検査を連携する
工事定例会で話したことを、そのまま決定・完了として扱いません。
棟・区画、議題、写真、数量、見積、工程、承認権限、施工、検査、完成図書を共通番号で結び、誰が何を承認し、いつまでに実施・検査するかを追跡できる状態を作ります。
完成図書への保存方法は、大規模修繕の完成図書・写真・保証書を残す方法、業者選定段階の記録は、大規模修繕の業者選定で検討経緯と議事録を残す理由も参照してください。
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工事定例会の決定事項を完成記録までつなげます
現在ある工事請負契約書、工程表、議事録、数量表、追加見積、検査記録から、会議の議題、承認権限、施工、検査、完成図書への連携を確認します。
会議で話したことと正式承認を分け、追加工事は見積・権限確認・承認後に進めます。足場解体前には検査・是正を確認し、重要な判断経緯を完成図書へ引き継ぎます。追加費用の防止、工期、品質を保証するものではありません。
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