分譲・賃貸混在マンションの大規模修繕｜区分所有者・入居者への連絡と進め方

賃貸住戸がある場合は、所有者と居住者を分けて確認する

分譲マンション内の住戸を第三者へ賃貸している場合も、その住戸の所有者は区分所有者として整理します。マンション内に居住している区分所有者と、マンション外に居住している区分所有者では、日常の案内を受け取る方法が異なる場合があります。

一方、賃借人や同居人などの居住者は、足場、騒音、バルコニー、窓、共用通路など、工事による生活上の影響を受けます。区分所有者への意思決定資料と、居住者への生活案内を一つの資料だけで済ませないことが重要です。

具体的な通知、決議、専有部分への立入り、占有者との関係は、対象マンションの現行管理規約、使用細則、契約内容、公開時点の法令を確認します。

最初に関係者と連絡経路を一覧にする

工事準備を始める前に、各住戸の所有者、居住状況、連絡仲介者を一覧にします。所有者と居住者が同じか異なるかを確認し、資料ごとの送付先を決めます。

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連絡先が確認できないことを、工事への反対や通知不要の理由として扱いません。また、施工会社が独自に区分所有者や賃借人の個人情報を集めるのではなく、管理組合と管理会社が定めた方法を確認します。

区分所有者向け資料と賃借人向け案内を分ける

区分所有者が判断するための資料と、現に居住している人が必要とする生活案内は、目的が異なります。すべての資料を同じ宛先へ送るのではなく、内容ごとに対象者を確認します。

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同じ書類を複数の対象者へ配布する場合も、掲載情報の目的と個人情報の範囲を確認します。総会資料の送付方法や占有者への案内範囲は、対象マンションの規約等を優先してください。

工事前に連絡先台帳を更新する

連絡先台帳には、工事に必要な項目だけを設けます。区分所有者の送付先、居住状況、賃貸管理会社、緊急連絡先などを確認し、更新日を記録します。

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台帳には、区分所有者氏名または法人名、登録送付先、電話・メール等の連絡手段、居住状況、賃貸管理会社、国内連絡先、希望する連絡方法などを必要に応じて記録します。

連絡先不明・返答なしの住戸は、段階別に記録する

登録された住所へ送付したものの返送された場合や、電話・メールで回答がない場合は、その経過を記録します。「返答がないため承諾した」と一律に扱わず、工事内容と規約等に応じた次の対応を確認します。

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• 登録済みの送付先へ書面を送付する
• 登録済みの電話・メール等を確認する
• 賃貸管理会社や法人窓口の登録状況を確認する
• 返送日、不達理由、再送日を記録する
• 緊急性や入室の必要性を工事項目別に確認する
• 規約、契約、法務判断が必要な場合は専門家へ確認する

工事段階ごとに誰へ何を伝えるか決める

検討開始から引渡しまでを段階に分け、区分所有者向けの情報と居住者向けの情報を整理します。

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工事全体の準備と工程は、大規模修繕の準備期間・説明・工事工程をご覧ください。20戸～50戸規模の全体的な進め方は、20戸～50戸マンションの大規模修繕全体の進め方で分けて解説しています。

賃貸管理会社を含む連絡ルートを決める

賃貸住戸では、管理組合、マンション管理会社、区分所有者、賃貸管理会社、賃借人の間で連絡が行われる場合があります。資料の種類ごとに発信者、一次受信者、最終確認者を決めます。

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問い合わせの一次受付を決めても、すべての質問を同じ担当者が回答するとは限りません。工事内容は施工会社、総会や修繕積立金は管理組合、賃貸借契約に関する事項は区分所有者や賃貸管理会社など、内容に応じて回答担当を分けます。

バルコニーの荷物・物干し・室外機を住戸別に確認する

バルコニー工事や外壁工事では、荷物、物干し、網戸、室外機などの対応が必要になる場合があります。区分所有者と居住者のどちらが確認・移動するかを住戸別に整理します。

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主な確認対象には、鉢植え、物置、家具、物干し台、敷物、アンテナ、網戸、避難ハッチ周辺、室外機、排水口周辺などがあります。

移動できない物品がある場合は、専門業者の要否、一時保管場所、作業費、工程への影響を確認します。管理組合や施工会社が、確認なく私物を移動・処分する構成にはしません。

バルコニーの工事区分は、バルコニー防水の共用部分・専用使用部分・工事範囲をご覧ください。

住戸内への立入りが必要な作業は、承諾と日程を分けて管理する

玄関扉、サッシ、インターホン、配管、消防設備、漏水調査などでは、住戸内への立入りが必要になる場合があります。

作業の実施を確認する区分所有者側の手続きと、実際に在宅・立会いを行う居住者側の日程調整を分けます。

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• 立入りの目的と対象範囲
• 作業予定日と所要時間
• 作業会社・作業員の確認方法
• 区分所有者、居住者、賃貸管理会社への連絡
• 在宅者または立会者
• 鍵を預かる場合の管理方法
• 不在時の再調整方法
• 作業完了と不具合の記録
• 緊急時の連絡経路

鍵の預かりや開錠方法を施工会社が独自に決めず、現行管理規約、契約、管理会社の運用、本人への説明を確認します。

玄関扉、配管、インターホンなどの設備更新は、玄関扉・配管・インターホン等の設備更新で整理しています。

共用部分・専有部分・専用使用部分の扱いを資料で確認する

バルコニー、サッシ、玄関扉、専用庭、配管などの扱いは、一般的な説明だけで確定できません。対象マンションの現行管理規約、使用細則、図面、修繕履歴、今回の工事範囲表を照合します。

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大規模修繕の工事範囲と区分の確認は、大規模修繕の工事範囲と共用・専有部分の確認をご覧ください。

空室住戸・長期不在住戸は、工事前に確認事項を決める

空室であっても、区分所有者への通知、バルコニー荷物、室外機、網戸、住戸内への立入りなどの確認が必要になる場合があります。

• 区分所有者の最新送付先と緊急連絡先
• 国内連絡先や代理連絡先の登録
• 鍵の管理状況
• バルコニー、専用庭、室外機の状態
• 漏水・設備不具合等の履歴
• 入室作業の必要性と日程
• 賃貸募集、売却、入居予定の有無
• 工事案内の受領確認

賃貸募集や内見への影響を一般化せず、必要な場合は区分所有者と賃貸管理会社の間で案内方法を確認します。

法人所有・海外居住の区分所有者は担当者と決裁経路を確認する

法人所有住戸では、法人名だけでなく、担当部署、担当者、決裁者、書類送付先、賃貸管理会社、担当者変更時の連絡方法を確認します。

海外居住の区分所有者については、登録された送付先、国内連絡先、電子的な連絡方法、回答期限、時差、必要な言語、緊急時の連絡方法を整理します。

工事中の生活制限は、所有形態ではなく居住状況に応じて案内する

工事中の生活制限は、賃借人だけでなく、マンション内に住む区分所有者にも関係します。所有形態ではなく、実際に居住・使用している人へ必要な案内を行います。

• 足場組立て・解体、資材搬入の日程
• 高圧洗浄、下地補修、塗装、防水等の工程
• 騒音、振動、粉じん、臭気等が関係する日
• バルコニー使用、洗濯物、窓、換気の制限
• エアコン室外機の稼働に関する案内
• 共用廊下、階段、エントランスの利用
• 駐車場、駐輪場、ゴミ置場の変更
• 宅配、引っ越し、介護、在宅勤務等への影響
• 問い合わせ先と緊急連絡先

工事中の居住者対応は、大規模修繕工事中の生活制限・掲示・問い合わせ対応、騒音や粉じんは、足場組立て・解体の騒音と本体工事の粉じんをご覧ください。

工程変更時の再連絡ルールを決める

天候、追加調査、工事数量、住戸調整などにより日程が変わる場合は、影響を受ける対象者へ再連絡します。

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旧日程と新日程、変更理由、対象住戸、バルコニーや入室への影響を記載します。一度案内したことを理由に再連絡を省略せず、影響範囲を確認したうえで紙、掲示、メール等の方法を選びます。

問い合わせ窓口は、受付と回答担当を分ける

一つの窓口で受け付ける場合も、問い合わせ内容に応じた回答担当を決めます。

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施工会社が総会、規約、修繕積立金、賃貸借契約の質問へ独自に回答せず、管理組合が専門的な施工方法を独自に判断しないよう、回答経路を整理します。

足場工事中の緊急連絡や住民動線は、足場工事中の住民動線・点検記録・緊急連絡をご覧ください。

個人情報は、必要な範囲と共有先を整理する

管理組合が保有する区分所有者・居住者の情報を管理会社や施工会社と共有する場合は、取得目的、委託業務、提供範囲、保管方法を確認します。

施工会社へ共有する情報は、週間案内、入室調整、緊急連絡など、工事の実施に必要な範囲を検討します。在宅予定や鍵に関する情報は、閲覧者と保管方法を限定する必要があります。

管理組合・管理会社・賃貸管理会社・施工会社の役割を分ける

各関係者の役割は、管理規約、管理委託契約、賃貸管理契約、工事請負契約によって異なります。会社名や立場だけで役割を決めず、契約範囲を確認します。

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管理組合と理事会が決める事項は、大規模修繕で管理組合・理事会が決めること、修繕委員会を含む体制は、大規模修繕を検討する管理組合の体制づくりをご覧ください。

賃貸住戸があるマンションの連絡・調整を進める10の手順

住民説明会の資料と進行は、大規模修繕の住民説明会で準備したい資料をご覧ください。

足場施工会社を母体とする視点で確認したいこと

賃貸住戸を含む分譲マンションでは、住戸の居住状況と、足場を設置する建物面を照合します。バルコニー荷物、室外機、網戸などの移動期限は、足場組立てと各外壁面の施工予定から逆算します。

足場組立て日、メッシュシートの設置期間、外壁面ごとの作業日、足場解体日を、居住者向け案内や週間工程表へ反映します。

サッシ、玄関扉、設備などの住戸内作業がある場合は、足場から施工する範囲と、住戸内へ立ち入る範囲を分けます。足場解体前には、未施工・未確認の住戸や高所部が残っていないかを確認します。

ワンリニューアルでは、足場施工会社を母体とする視点から、住戸別の連絡状況と、足場設置面、バルコニー、週間工程、入室作業、解体前確認を照合します。

足場計画と住民動線は、足場計画図・バルコニー・住民動線の確認ポイント、工事変更時の費用確認は、追加費用・仕様変更・実数清算の承認ルールをご覧ください。

分譲・賃貸混在マンションの大規模修繕に関するよくある質問

賃貸に出している住戸の所有者も総会資料を確認しますか？

区分所有者への通知、資料送付、議決等については、対象マンションの現行管理規約と登録された送付先を確認します。マンション内に居住していないことだけで対象外とは判断しません。

賃借人にも工事見積や修繕積立金を説明しますか？

区分所有者が判断するための工事費・資金資料と、賃借人を含む居住者が必要とする生活案内を分けます。共有範囲は資料の目的と個人情報の取扱いから確認します。

賃貸管理会社を通して賃借人へ連絡してよいですか？

賃貸管理契約、管理組合の連絡ルール、緊急時の対応、回答を管理する担当者を確認します。

区分所有者と賃借人の両方へ案内する必要がありますか？

総会、工事費、契約などは区分所有者向け、工事日程や生活制限は居住者向けなど、内容によって対象が異なります。

賃借人の連絡先が分かりません

区分所有者、賃貸管理会社、マンション管理会社の登録情報と連絡ルールを確認し、確認経過と回答期限を記録します。

空室住戸でも工事案内は必要ですか？

区分所有者への通知に加え、バルコニー、室外機、網戸、住戸内への立入りなどの確認が必要になる場合があります。

バルコニーの荷物が移動されない場合はどうしますか？

区分所有者、賃貸管理会社、居住者への連絡経過、移動期限、一時保管、費用の取扱いを確認します。施工会社が確認なく移動・処分しないようにします。

住戸内への立入りは誰の承諾を得ますか？

作業目的、現行管理規約、賃貸借関係、管理会社の運用等を確認し、区分所有者への説明と居住者の日程調整を行います。

海外に住む区分所有者にはメールだけでよいですか？

正式な通知方法と日常の連絡を分け、現行管理規約、登録された送付先、必要な手続きを確認します。

法人所有住戸は誰へ連絡しますか？

登録された送付先、担当部署、担当者、決裁者、賃貸管理会社、緊急連絡先を確認します。

賃貸住戸が多いと総会が成立しにくくなりますか？

賃貸住戸の割合だけでは判断できません。区分所有者の登録情報と、現行管理規約に基づく出席・書面・代理等の手続きを確認します。

賃貸住戸が多い場合は中規模修繕の方がよいですか？

所有・居住形態だけで工事規模を決めません。建物状態、工事範囲、資金計画、仮設条件から検討します。賃貸マンションの中規模修繕は、賃貸マンションの中規模修繕と工事範囲で別に解説しています。

まとめ｜所有者への判断資料と、居住者への生活案内を分ける

賃貸住戸が含まれる分譲マンションでも、賃貸住戸だけを別の建物区分として扱うものではありません。住戸を賃貸している人も区分所有者として整理し、マンション内に居住する人と外部に居住する人の連絡先を分けます。

区分所有者には、工事範囲、見積、修繕積立金、総会、契約、保証などの判断資料を送ります。賃借人を含む居住者には、工事期間、足場、バルコニー、洗濯物、窓、騒音、通路、住戸内への立入りなどの生活案内を伝えます。

工事前には、自己居住、賃貸中、空室、法人所有、海外居住などの住戸状況を整理し、連絡先台帳を更新します。連絡先不明や返答なしの住戸は、送付・不達・再確認の経過を記録します。

バルコニー荷物、室外機、網戸、住戸内への立入りは住戸別に管理し、区分所有者への確認と居住者の日程調整を分けます。工程変更時には、影響を受ける対象者と再連絡方法を確認します。

管理組合、マンション管理会社、賃貸管理会社、施工会社の役割は契約に基づいて整理し、問い合わせの一次受付と専門的な回答担当を分けます。工事後は、連絡先、修繕履歴、保証、未対応事項を次回へ引き継ぎます。